La fatturazione elettronica, gia’ obbligatoria tra privati e Pubblica Amministrazione (Dl 127/2015) è stata estesa anche tra privati dal 1 gennaio 2019.

Va chiarito che quando si dice che la fatturazione elettronica e’ estesa anche tra privati si vuol dire che e’ estesa tra soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, quindi tra imprese e professionisti (B2B), ma anche per la fatture emesse nei confronti di soggetti “privati” (B2C) che non hanno partita iva.

La fattura elettronica tra privati, è una normale fattura emessa, ricevuta, firmata e conservata però, in maniera digitalizzata.

Ciò significa che la fatturazione invece che essere in formato cartaceo è emessa o ricevuta in uno specifico formato elettronico in grado di assicurare l'autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione (DPR 633/1972, art. 21, comma 3). Su ciascuna fattura elettronica deve essere apposta la firma digitale e la marcatura temporale. Con la prima si assicura l’identità della persona che ha firmato il documento e l'integrità e l'immodificabilità del contenuto, mentre la marcatura serve a dimostrare che è stato creato in una data e orario certi.

L’invio della fattura elettronica

La trasmissione della fattura elettronica non coinvolge esclusivamente le parti contrattuali a cui il documento si riferisce (fornitore e destinatario), in quanto tra i due attori si interpone il SdI, Sistema di interscambio, che riceve la fattura dal fornitore, effettua i controlli necessari, inoltra la fattura al destinatario.

Il Sistema di Interscambio è la struttura informatica, istituita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, gestita dall’Agenzia delle Entrate, mediante la quale è possibile trasmettere telematicamente le fatture elettroniche e inviare le relative notifiche.

Per utilizzare il Sistema di Interscambio i soggetti emittenti devono accreditarsi su di esso, aderendo e sottoscrivendo un accordo di servizio.

La trasmissione dei file verso il Sistema di Interscambio può essere effettuata utilizzando la Pec, oppure tramite web utilizzando il sito dell’Agenzia delle Entrate; o con servizi quali Servizio SDICoop, Servizio SPCoop, Servizio SDIFTP.

La conservazione della fattura elettronica

Le fatture emesse e ricevute cartacee devono essere conservate per un periodo di 10 anni. Lo stesso vale per le fatture elettroniche. La legge prevede una specifica procedura obbligatoria per la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Con conservazione sostitutiva si intende la procedura all’interno del sistema informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico.  Nel rispetto di specifiche norme, consente di mantenere il valore del documento inalterato nel tempo, di mantenerne la leggibilità, la sua integrità e la sua unicità. La conservazione mantiene il documento a norma in caso di ispezione.

Il responsabile della conservazione digitale è il soggetto che per legge, è tenuto ad assicurare la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione seguendo le modalità descritte nel manuale di conservazione, che rappresenta un obbligo formale per chi si dota di un sistema di conservazione a norma. Predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

La fatturazione elettronica in outsourcing

Data la presenza di molteplici adempimenti amministrativi, di cui qui si e’ dato solo un breve accenno, che impongono una adeguata infrastruttura tecnologica, con una manutenzione continuativa per ben 10 anni, e’ ovvio che la via dell’outsourcing appaia come quella preferibile per le medio piccole aziende.

Altri aspetti

Dal 1.1.2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, nonché le relative variazioni in aumento e in diminuzione, effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o anche solo identificati nel territorio dello Stato.

La fattura emessa in formato cartaceo oppure analogico sarà considerata come non emessa con conseguente applicazione della sanzione di cui all’ articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 .

L’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche.

Sono stati esclusi dagli obblighi di fatturazione elettronica i soggetti passivi che rientrano nel così detto “regime di vantaggio” (art. 27, commi 1 e 2, Dl 98/2011) e coloro per i quali si applica il regime forfettario (art. 1 commi da 54 a 89, L 190/2014). Tali soggetti pertanto continueranno ad emettere fatture analogiche.(art. 1 comma 3 DLgs 127/2015)

Inoltre, poiché la norma prevede l’emissione della fattura elettronica per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello stato, nessun obbligo di emissione elettronica di tali documenti è prevista nel caso di cessioni o prestazioni di servizio rese nei confronti di non residenti, sia comunitari che extracomunitari.

Quando l’acquirente è un soggetto privato (cd. B2C); l’Agenzia mette a disposizione una copia della fattura nel cassetto fiscale dell’acquirente e, comunque, il cedente deve consegnare la copia cartacea del documento all’acquirente, salvo esplicita rinuncia da parte di quest’ultimo.

Sul tema della fattura elettronica, la Fondazione nazionale dei Commerciali (FNC) e il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) hanno pubblicato il documento "I servizi contabili nell’era della digitalizzazione: il passaggio dalla contabilità analogica alla contabilità digitale e le opportunità per il commercialista".

 rev 05 2018